NOTA INFORMATIVA PREVENZIONE L. 190/2012

POLITICA E PROTOCOLLO PER LA PREVENZIONE ALLA CORRUZIONE

MAXIGROUP, brand che rappresenta le aziende Maxicart Snc, Maxigen Srl, Giulia Srl, Seramax Srl, Sanaclean Srl, aderisce e promuove politiche coerenti con le leggi e con gli standard di legalità per la prevenzione della corruzione e la trasparenza nei rapporti di affari (di seguito anche Leggi Anticorruzione).

Le Leggi Anticorruzione qualificano come illegale la promessa, l’offerta, il pagamento o l’accettazione, in via diretta o indiretta, di denaro o di altre utilità, allo scopo di ottenere o mantenere un affare e assicurarsi un ingiusto vantaggio attraverso comportamenti delle controparti pubbliche o private contrari ai doveri professionali e/o del proprio ufficio.

A tal fine il MAXIGROUP ha adottato la seguente

POLITICA ANTI-CORRUZIONE

MAXIGROUP ha una posizione di assoluta intransigenza nei confronti di qualsiasi forma di abuso d’ufficio e corruzione, anche nei confronti di personale di imprese private.

Tutto il Personale è tenuto, nello svolgimento delle attività di lavoro, ad assumere una posizione di ferma opposizione rispetto ad ogni forma di abuso d’ufficio e corruzione.

1. Regole e principi di condotta generali

Qualsiasi atto di abuso d’ufficio e di corruzione è vietato.

In particolare, Amministratori, Soci, Personale dipendente, Collaboratori, Rappresentanti della Società e Soggetti terzi in genere con i quali MAXIGROUP opera non devono:

• direttamente o indirettamente offrire denaro od altra utilità ad amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, sindaci e liquidatori o a sottoposti alla direzione o vigilanza dei predetti soggetti, di società clienti o fornitrici, o di altro ente o Pubblica Amministrazione, al fine di ottenere un interesse o vantaggio di qualsiasi tipo, tra cui ottenere o mantenere vantaggi in termini di business/affari per o per conto di MAXIGROUP;
• direttamente o indirettamente richiedere o accettare denaro o altra utilità da parte di clienti, fornitori, o di altro soggetto o ricercare un vantaggio di qualsiasi tipo in cambio;
• offrire, suggerire, autorizzare l’offerta o il pagamento di denaro o altra utilità al fine di indurre o remunerare un abuso d’ufficio di una funzione o attività privata;
• pagare o approvare il pagamento di denaro o altra utilità al fine di indurre o remunerare un abuso d’ufficio di una funzione o attività privata;
• accettare o sollecitare pagamento di denaro o altra utilità al fine di indurre o remunerare abuso d’ufficio di una funzione o attività privata;
• utilizzare fondi di cui si sappia o si sospetti essere di provenienza di un reato;
• assistere o partecipare al compimento di qualsiasi attività costituente reato;
• stabilire, definire consapevolmente o mantenere processi o procedure o schemi con l’intento di effettuare pagamenti illeciti;
• intraprendere qualsiasi attività con consumatori, clienti, fornitori, partner commerciali e altre terze parti che possa costituire Reato.

2. Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza

L’organo di indirizzo individua il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza e gli assicura funzioni e poteri idonei per lo svolgimento dell’incarico con piena autonomia ed effettività. Il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza segnala all’organo di indirizzo le disfunzioni inerenti all’attuazione delle misure in materia di prevenzione della corruzione e di trasparenza e indica agli uffici competenti all’esercizio dell’azione disciplinare i nominativi dei dipendenti che non hanno attuato correttamente le misure in materia di prevenzione della corruzione e di trasparenza.

a. Erogazioni liberali e sponsorizzazioni

Le erogazioni liberali e le sponsorizzazioni possono configurarsi come atti finalizzati alla corruzione se concesse impropriamente.

MAXIGROUP, infatti, effettuerà unicamente erogazioni liberali e sponsorizzazioni legali ed etiche.

Conseguentemente, qualora l’Ente intenda effettuare erogazioni:

– il Reparto Amministrativo deve redigere un report contenente l’elenco di destinatari dell’erogazione, nonché un budget complessivo impiegato per tale erogazione.

– tale report deve essere inviato e approvato dagli Amministratori ed esaminato per conoscenza dal Collegio sindacale.

b. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

MAXIGROUP deve intrattenere rapporti con la P.A. nel rispetto delle normative vigenti e in ossequio ai principi condivisi con l’adozione del Codice Etico, gestendo i contatti con gli Enti Pubblici o i soggetti ivi impiegati con correttezza e trasparenza, in applicazione dei protocolli previsti dalla Certificazioni di Qualità.

A tale scopo, qualsiasi rapporto con le PA deve:

• risultare da contratto scritto;
• essere conservata ogni comunicazione scritta (cartacea o telematica) intercorrente tra la società e i soggetti appartenenti alle PA.

3. Richiesta di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni

Qualora si richiedano contributi, finanziamenti, mutui agevolati o comunque altre erogazioni
similari, il Responsabile Amministrativo dovrà predisporre un report contenente:

• gli estremi della richiesta;
• lo stato di avanzamento della stessa;
• il nominativo e la sottoscrizione della persona fisica che si occupa della predisposizione della richiesta;
• il nominativo e la sottoscrizione della persona fisica che si occupa della firma della richiesta.

Detto report deve essere custodito in un fascicolo che contenga tutta la documentazione concernente la richiesta (bando, certificazioni, dichiarazioni etc.);

– verificare la veridicità di quanto autocertificato mediante conservazione nel fascicolo della documentazione comprovante i dati autocertificati.

Il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza si farà carico dell’archiviazione di tali documenti.

OBBLIGHI INFORMATIVI PER LE EROGAZIONI PUBBLICHE: AIUTI DI STATO E GLI AIUTI DE MINIMIS RICEVUTI DALLA NOSTRA IMPRESA SONO CONTENUTI NEL REGISTRO NAZIONALE DEGLI AIUTI DI STATO DI CUI ALL’ART.52 DELLA L.234/20212 A CUI SI RINVIA E CONSULTABILI AL SEGUENTE LINK:
https://www.ma.gov.it/pages/TrasparenzaAiuto

4. Gestione e spendita di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici o dall’Unione Europea

La spendita di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici o dall’Unione Europea deve avvenire con le stesse modalità indicate al punto precedente.

Inoltre, devono essere conservati a cura del Responsabile anti-corruzione tutti i documenti attestanti il permanere delle condizioni e dei presupposti indicati dalla normativa che legittimano l’erogazione.

Infine, MAXIGROUP deve redigere una relazione indicante come sono state impiegate le somme ottenute che deve essere posta al vaglio del Collegio sindacale.

5. Affidamento lavori e forniture di beni e servizi

La selezione dei fornitori deve essere effettuata nell’osservanza dei criteri di trasparenza, tracciabilità, pubblicità, libera concorrenza, non discriminazione, parità di trattamento e rotazione sulla base di criteri oggettivi legati alla competitività ed alla qualità dei prodotti e dei servizi richiesti.

Vengono in particolare assicurati i seguenti obblighi fondamentali:

• osservare scrupolosamente la normativa vigente;
• adottare criteri di valutazione oggettivi e trasparenti nella selezione delle eventuali aziende fornitrici;
• osservare e rispettare, nei rapporti di fornitura, le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste;
• ispirarsi ai principi di correttezza e buona fede nella corrispondenza e nel dialogo con i fornitori, in linea con le più rigorose pratiche commerciali.

6. Selezione e assunzione del Personale

La selezione e l’assunzione del Personale sono guidate dai principi di correttezza e imparzialità.

MAXIGROUP assume risorse i cui profili rispondono effettivamente alle esigenze aziendali, operando (come per la gestione delle risorse già inorganico) scelte esclusivamente basate su criteri di professionalità e competenza e bandendo ogni forma di favoritismo.

Inoltre, già in sede di selezione, i candidati devono dichiarare, nel rispetto della normativa applicabile, l’eventuale sussistenza di situazioni e circostanze che MAXIGROUP reputa come rilevanti ai fini delle valutazioni sulla possibile prosecuzione dell’iter di selezione.

L’Ufficio Risorse Umane di MAXIGROUP ha la responsabilità di garantire che i processi di selezione e assunzione di competenza rispettino i suddetti principi e criteri senza eccezioni.

7. Registrazioni contabili

Ogni operazione o transazione deve essere correttamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e dai principi contabili applicabili.

Ogni operazione o transazione deve essere autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Affinché la contabilità risponda ai requisiti di verità, completezza e trasparenza, per ogni operazione deve essere conservata agli atti un’adeguata e completa documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:

• l’accurata registrazione contabile;
• l’immediata determinazione delle caratteristiche e delle motivazioni alla base dell’operazione medesima;
• l’agevole ricostruzione formale cronologica dell’operazione;
• la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità.

Ciascun dipendente è, pertanto, tenuto a collaborare – per quanto di propria competenza – affinché ogni fatto relativo alla gestione di MAXIGROUP sia correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità.

Ciascuna registrazione contabile dovrà riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.

Pertanto, sarà compito di ciascun dipendente fare in modo che la documentazione di supporto sia facilmente reperibile ed ordinata.

8. Formazione del Personale

MAXIGROUP promuove la conoscenza della Policy, del Codice Etico e della Normativa Anticorruzione da parte di tutto il Personale.

Il GRUPPO pianifica e gestisce l’attività di formazione in materia, con lo scopo di assicurare che gli interessati comprendano, in relazione e rispetto al ruolo ricoperto:

• i rischi di Corruzione cui loro e l’organizzazione cui appartengono sono eventualmente soggetti;
• la politica di prevenzione della Corruzione;
• gli aspetti, relativi al loro ruolo all’interno dell’Azienda, del sistema di gestione per la prevenzione della Corruzione;
• le azioni preventive da intraprendere e le segnalazioni da effettuare in relazione al rischio o al sospetto di pratiche illecite.

La partecipazione all’attività di formazione è obbligatoria.

9. Segnalazioni

I dipendenti e consulenti di MAXIGROUP sono tenuti a segnalare ogni eventuale violazione, presunta o conclamata, del presente Codice e/o della normativa interna e/o esterna, dei principi etici o di una qualsiasi Legge Anticorruzione, da parte di MAXIGROUP, di un collega, di un collaboratore o di una terza parte, ivi comprese le richieste o le offerte di pagamenti indebiti da queste ricevute.

La mancata denuncia da parte di un dipendente di un’azione illecita nota o presunta della quale questi è venuto a conoscenza, sottoporrà, di per sé, il dipendente a possibili azioni disciplinari.

MAXIGROUP assicura che nessun dipendente possa subire conseguenze sfavorevoli per avere rifiutato di adottare un comportamento che violi la presente Politica, anche se ciò dovesse comportare per MAXIGROUP una perdita di attività commerciali o dovesse ripercuotersi negativamente sui suoi programmi.

Le segnalazioni vengono effettuate attraverso una procedura interna che prevede la compilazione del “Modulo di Segnalazione”.

10. Sistema sanzionatorio

MAXIGROUP farà ogni sforzo ragionevole per impedire eventuali condotte che violino le Leggi Anticorruzione e/o la presente Politica, e per interrompere e sanzionare eventuali condotte contrarie tenute dal personale di MAXIGROUP.

MAXIGROUP adotterà provvedimenti disciplinari in conformità a quanto disposto dal CCNL Commercio per i dipendenti di aziende del terziario, della distribuzione e dei servizi o dalle altre norme nazionali applicabili nei confronti dei propri dipendenti (i) le cui azioni siano scoperte violare le Leggi Anticorruzione o la Politica Anticorruzione, (ii) che non partecipi o porti a termine un training adeguato, e/o (iii) che irragionevolmente ometta di rilevare o riportare tali violazioni o che minacci o adotti ritorsioni contro altri che riportano eventuali violazioni.

MAXIGROUP adotterà appropriate misure, incluse ma non limitate alla risoluzione del contratto e alla richiesta di risarcimento danni nei confronti dei fornitori e dei Soci in affari, in caso di azioni commesse in violazione delle Leggi Anticorruzione o della presente Politica.

I contratti stipulati da MAXIGROUP includeranno disposizioni specifiche per assicurare il rispetto delle Leggi Anticorruzione e della presente Politica e per consentire alla Società di adottare adeguati rimedi.

Nello specifico l’inosservanza delle suddette Leggi Anticorruzione può dar luogo, a seconda della gravità dell’infrazione, per il personale dipendente all’applicazione dei seguenti provvedimenti:
a) biasimo inflitto verbalmente;
b) biasimo inflitto per iscritto;
c) multa in misura non eccedente l’importo di 4 ore della normale retribuzione di cui all’art. 193 CCNL;
d) sospensione dalla retribuzione e dal servizio per un massimo di giorni 10;
e) licenziamento disciplinare senza preavviso e con le altre conseguenze di ragione e di legge.

POLICY ANTICORRUZIONE

1. “INDICATORI DI CORRUZIONE”

I dipendenti e i collaboratori a vario titolo del GRUPPO hanno il dovere di rimanere vigili per
eventuali indizi indicanti che terze parti sono impegnate in comportamenti non etici o corrotti, e
dovranno essere particolarmente consapevoli dei seguenti “Indicatori di Corruzione”:

• Pagamenti in contanti non modesti.
• Pressione esercitata per pagamenti da effettuare con urgenza o comunque prima del previsto.
• Pagamenti effettuati attraverso una Terza Parte che risiede in un altro stato – ad esempio, beni e/o servizi forniti allo Stato “A” ma il pagamento viene fatto ad una società di comodo localizzata nello Stato “B”.
• Una commissione eccessivamente elevata pagata ad un agente commerciale – il pagamento potrebbe essere effettuato verso due conti intestati allo stesso agente, spesso in diverse giurisdizioni.
• Incontri diretti con soggetti pubblici o privati al fine di ricevere vantaggi in gare di appalto e assegnazione di contratti.
• Prendere decisioni non programmate o inusuali all’accettazione di incarichi progettuali o di contratti.
• Assunzione di un soggetto che non abbia un livello di conoscenze o esperienza coerente con il ruolo da ricoprire.
• Abuso del processo decisionale o dei poteri delegati in casi specifici.
• Accettare contratti non vantaggiosi per i MAXIGROUP sia con riferimento ai termini che con riferimento alla durata.
• Preferenza inspiegabile o non adeguatamente motivata verso determinati fornitori.
• Evitare controlli indipendenti sul processo di acquisto e sulla valutazione dei fornitori.
• Accordi sull’emissione di fatture più elevate rispetto ai termini contrattuali formalizzati, senza valide motivazioni di supporto.
• Mancata conformità alle procedure e/o alle linee guida aziendali.

Chi rilevi uno dei summenzionati indicatori è tenuto a farne segnalazione (mediante l’apposito modulo allegato alla Policy) al Responsabile aziendale dell’Anticorruzione.

2. PROCEDURA REGALI, OSPITALITA’, BENEFICI

• Scopo

La presente procedura ha l’obiettivo di definire ruoli e responsabilità, nonché dettare un protocollo di prevenzione e controllo per conformarsi alla politica anticorruzione riguardo omaggi, ospitalità e benefici sia offerti che ricevuti da/a soggetti terzi.

• Campo di applicazione e destinatari

La presente procedura trova applicazione nei confronti di tutti coloro che, nell’esercizio dell’attività di propria competenza, intervengono nei processi aziendali intrattenendo rapporti con soggetti terzi. Ovvero, gli stakeholder a cui si riferisce possono essere, a titolo d’esempio, Direzione, Responsabili CDC, dipendenti, consulenti, fornitori.

• Protocolli di prevenzione

MAXIGROUP deve intrattenere rapporti con soggetti terzi nel rispetto delle normative vigenti ed in ossequio ai principi condivisi con l’adozione del Codice Etico, gestendo i contatti con correttezza e trasparenza.

In particolare, le sponsorizzazioni di eventi, manifestazioni, meeting e simili iniziative potranno essere effettuati solo se conformi alla legge ed ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza e verificabilità.

• Riferimenti

Pertanto, la presente procedura richiama ed integra quanto già disciplinato nell’ambito della seguente documentazione:

◦ Codice Etico
◦ Poteri, deleghe e procure
◦ Politica Anti Corruzione

• Procedure da applicare

Sono vietate dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità
(sia diretti che indiretti) finalizzati ad influenzare le scelte di soggetti terzi (nelle persone dei loro
amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari,
sindaci e liquidatori e soggetti sottoposti alla loro direzione e/o vigilanza) o anche solo a
sensibilizzarne gli appartenenti.

◦ Regalie

Le regalie d’uso debbono sposare il duplice requisito di tenuità (ovvero modico valore simbolico) ed eguaglianza (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti clienti pubblici e privati).

È sempre vietata ogni condotta sopra descritta (o analoga) compiuta su richiesta di un altro soggetto: in caso di richiesta di tal fatta (sia essa diretta o indiretta, esplicita o implicita), i destinatari sono tenuti a farne immediata segnalazione alla Direzione ed al Responsabile Anti Corruzione, a mezzo dell’apposito modulo di segnalazione.

È comunque vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da fondi propri o sociali ma non preventivamente adibiti a tale scopo: solo la Direzione ha il potere di decidere la politica aziendale in tema di doni e stanziare le relative finanze; consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse.

Conseguentemente, qualora qualunque soggetto di MAXIGROUP intenda effettuare regali ai Soci in affari o Funzionari governativi, il richiedente deve inviare una mail di richiesta all’indirizzo compilare il relativo modulo (“Modulo omaggi ed ospitalità effettuati”) e inviarlo alla Direzione (anche tramite posta elettronica), che ha la facoltà di respingerlo o approvarlo qualora lo ritenga idoneo (anche tramite posta elettronica).

Nel caso di offerta di regali da parte di soggetti terzi, il ricevente di MAXIGROUP deve compilare il relativo modulo (“Modulo omaggi ed ospitalità ricevuti”) e inviarlo alla Direzione per presa visione (anche tramite posta elettronica).

Il Responsabile Anti Corruzione ha la facoltà di verificare la documentazione di cui sopra. Inoltre, ai fini di un monitoraggio, il Responsabile Anticorruzione provvederà ad archiviare tutte le richieste in un registro.

◦ Ospitalità

Tutti i costi e le spese, indipendentemente dal valore, relativi alle ospitalità fornite o ricevute da Funzionari governativi o Soci in affari commerciali devono essere presentati alla Direzione per l’autorizzazione, utilizzando il Modulo di Rimborso spese.

I pagamenti per coprire le spese devono, quando possibile, essere pagati direttamente ai fornitori (per esempio, alberghi, compagnie aeree e compagnie di autonoleggio), piuttosto che al Socio in affari commerciali o al Funzionario governativo. Se non è possibile il pagamento diretto al fornitore, il rimborso dovrebbe essere fatto all’ente commerciale o agenzia governativa pertinente, piuttosto che al Socio in affari commerciali o al Funzionario governativo, e solo dietro presentazione delle ricevute dell’individuo per le spese presentate.

MODULO OMAGGI ED OSPITALITÀ/INTRATTENIMENTI EFFETTUATI 

MODULO OMAGGI ED OSPITALITÀ/INTRATTENIMENTI RICEVUTI

3. PROCEDURA SEGNALAZIONI

• SCOPO

La presente procedura regola il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni da chiunque, terzi o dipendenti, inviate o trasmesse, anche in forma confidenziale o anonima. Inoltre, risponde agli adempimenti previsti dalla Politica Anti-Corruzione di MAXIGROUP e dei suoi Strumenti Normativi Anti-Corruzione. Le disposizioni contenute nel presente allegato si applicano a tutte le persone di MAXIGROUP.

• GARANZIA DI RISERVATEZZA E ANONIMATO

Tutte le persone del GRUPPO che ricevano una Segnalazione e/o che siano coinvolte, a qualsivoglia titolo, nell’istruzione e trattazione della stessa, sono tenute a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle Segnalazioni, nonché l’anonimato dei segnalanti, affinché chi effettua la segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione.

• MODALITÀ OPERATIVE

MAXIGROUP per garantire la procedura di Segnalazione, mette a diposizione un apposito modulo presente e accessibile a chiunque, reperibile nel sito aziendale www.maxigroup.com

Attraverso la compilazione e l’invio di questo modulo, dipendenti e terzi possono segnalare, in buona fede, problematiche su attività illecite, corruttive o fraudolente sul patrimonio aziendale e/o sull’informativa societaria; nonché violazioni di norme e principi contenuti nel Codice Etico.

Si escludono le segnalazioni fatte in mala fede o per recare un danno ingiusto.

Si segnala che, ove ritenuto opportuno, MAXIGROUP potrebbe contattare il segnalante qualora reso possibile dallo stesso, al fine di acquisire chiarimenti e/o ulteriori dettagli circa i fatti segnalati e che le segnalazioni, nonché l’identità stessa del segnalante, vengono gestiti in maniera tale da garantire e rispettare la totale riservatezza.

Le attività del processo di gestione delle segnalazioni sono descritte di seguito.

• Ricezione

MAXIGROUP, al fine di agevolare la ricezione delle Segnalazioni, predispone tutti i possibili canali di comunicazione e, in particolare:

posta ordinaria (indirizzo: Maxicart snc c.a. Direzione e Responsabile anticorruzione, Via Corfù 10, 47521 Cesena (FC))

posta elettronica certificata (Indirizzo PEC: maxicart@legalmail.it)

Il monitoraggio sulla funzionalità dei suddetti canali di comunicazione è garantito dalla funzione del Responsabile Anticorruzione.

Il Personale di MAXIGROUP che riceva una Segnalazione transitata al di fuori dei canali previsti deve trasmetterla senza indugio, in originale con gli eventuali allegati, attraverso i canali suddetti, nel rispetto di criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.

• Istruttoria

Il Responsabile Anticorruzione assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati verificabili, attraverso una o più delle seguenti attività, garantendo che tali fasi siano svolte nel minor tempo possibile e nel rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale.

L’obiettivo dell’istruttoria è di procedere alla classificazione delle comunicazioni ricevute al fine di identificare le Segnalazioni da trattare in applicazione del presente strumento normativo, nonché valutare la presenza dei presupposti necessari all’avvio della successiva fase di accertamento.

Nello specifico:

• • esamina le comunicazioni ricevute per identificare le Segnalazioni rientranti nell’ambito di applicazione del presente strumento normativo;
  • classifica le Segnalazioni, sulla base dei loro contenuti, identificando le eventuali Segnalazioni relative a fatti rilevanti;
  • identifica tra le Segnalazioni Verificabili e quelle Non Verificabili;
  • può condurre verifiche anche presso le strutture aziendali interessate o le persone coinvolte;
  • propone l’archiviazione di quelle:

       ▪ (i) palesemente infondate;

       ▪ (ii) contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria e già archiviate, ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica;

       ▪ (iii) delle Segnalazioni per le quali, alla luce degli esiti delle verifiche preliminari, non valuta necessario l’avvio della successiva fase di accertamento;

• valuta e classifica le Segnalazioni afferenti a dirigenti strategici e, qualora – in base alle attività istruttorie svolte – risulti accertata la fondatezza, in tutto o in parte, dei fatti segnalati, provvede a segnalare la questione alla Direzione e al Collegio sindacale.
• Accertamento

L’obiettivo delle attività di accertamento sulle Segnalazioni è di procedere ad accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, nonché di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati dalla Segnalazione volte a rafforzare il Sistema di Controllo Interno, a fronte delle quali i responsabili redigono uno specifico piano di azione.

La funzione del Responsabile Anticorruzione assicura lo svolgimento delle necessarie verifiche:

(i) direttamente acquisendo gli elementi informativi necessari alle valutazioni dalle strutture di linea interessate ovvero (ii) tramite l’Organo amministrativo o il Collegio sindacale.

• Esito della procedura

Al termine degli accertamenti, il Responsabile Anticorruzione riferisce all’Organo amministrativo e al Collegio sindacale per il seguito di competenza.

4. REGISTRO DELLE SEGNALAZIONI

Il Responsabile Anticorruzione assicura la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvede alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.

I dati personali raccolti nell’ambito di una Segnalazione vengono conservati per il tempo strettamente necessario al loro trattamento, in coerenza con quanto disciplinato in specifici strumenti normativi applicabili in materia di protezione dei dati personali.

5. SANZIONI DISCIPLINARI E ALTRI PROVVEDIMENTI

MAXIGROUP provvederà a sanzionare ogni comportamento illecito che dovesse emergere in relazione a fatti di corruzione evidenziati con il presente strumento normativo.

Nel caso in cui dagli esiti della fase di istruttoria si evidenzino possibili illeciti la funzione del Responsabile Anticorruzione inoltra le risultanze delle verifiche al Collegio sindacale e all’Organo di indirizzo per il seguito di competenza.

Gli Amministratori di MAXIGROUP prenderanno adeguati provvedimenti disciplinari o contrattuali nei confronti di chi: a seguito delle attività di verifica su Segnalazioni, risulti responsabile della violazione di Leggi Anti-Corruzione o dello stesso Codice, e/o ometta volutamente di rilevare o riportare eventuali violazioni o minacci o adotti ritorsioni contro altri che riportano eventuali violazioni.

I provvedimenti disciplinari o contrattuali (a seconda della tipologia del rapporto giuridico) saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno giungere sino alla risoluzione del rapporto di lavoro o alla risoluzione del contratto e al risarcimento del danno.

Il Collegio sindacale verificherà il pieno rispetto della normativa in esame e il rispetto del presente protocollo.

6. TRATTAMENTO DATI PERSONALI AI FINI PRIVACY

Il trattamento dei dati personali nell’ambito delle Segnalazioni avverrà nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, come garantito dal Regolamento UE 679/2016, e di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili. In particolare, nell’ambito della gestione delle Segnalazioni saranno trattati sia dati personali del segnalante, laddove la segnalazione sia nominativa, sia dati personali del soggetto segnalato, quali nome, cognome, posizione ricoperta, etc. Nell’ambito delle procedure di gestione delle segnalazioni relative ai dipendenti, i dati personali del segnalato saranno trattati nel rispetto delle procedure interne di MAXIGROUP per la contestazione degli addebiti disciplinari, ivi inclusa l’eventuale comunicazione dei fatti contestati, dell’identità del responsabile della procedura interna di gestione della Segnalazione, delle funzioni coinvolte nella Segnalazione nonché delle modalità per esercitare il diritto di accesso ai dati, in quanto compatibili con la procedura di investigazione interna. Non dovrà mai essere rivelata al segnalato, salvo i casi previsti dalla legge, l’identità del segnalante al fine di evitare ritorsioni, minacce, violenze, ecc. e tutelare la riservatezza di quest’ultimo.

Il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza di MAXIGROUP è il Sig. Achille Patrignani

Copia della presente Policy è portata a conoscenza mediante pubblicazione sul sito aziendale ed il relativo contenuto è oggetto di specifica informazione per ciascun soggetto direttamente o indirettamente coinvolto nell’attività della Società.

Cesena, il 28/09/23

La Direzione